Het houden van een actueel ledenregister is één van de vzw-verplichtingen binnen het intern verenigingsdossier.

Welke gegevens hou je bij?

In het ledenregister wordt minstens de naam, de voornaam en de woonplaats van de leden opgenomen. Wanneer een lid een rechtspersoon betreft, dan vermeldt je minstens diezelfde gegevens voor de rechtspersoon.

Wanneer de statuten van de vzw bepalen dat er ook andere gegevens bewaard moeten worden (bv. de e-mailadressen wanneer de uitnodiging voor de algemene vergadering per mail gebeurd), dan moet je deze uiteraard ook opnemen in het ledenregister.

Van wie hou je de gegevens bij?

Het officiële ledenregister stelt dat enkel de gegevens van de leden moeten bijgehouden worden. Dit betreft in principe enkel de leden van de algemene vergadering. Het zijn immers zij die hun wettelijke rechten kunnen laten gelden ten aanzien van de vzw.

In sommige vzw’s is het echter zo dat er verschillende soorten leden bestaan: werkende leden, aangesloten leden, toegetreden leden, enz. Hun positie, rechten en plichten binnen de vzw wordt geregeld in de statuten van de vzw. Als zij geen deel uitmaken van de algemene vergadering, worden zij niet opgenomen op het officiële ledenregister. Het is echter wel aangewezen om hun gegevens op een ander register te bewaren.

Hoe hou je het ledenregister bij?

Je kan er voor kiezen om dit op papier (bv. een ledenboek) of digitaal (bv. Excel, Access, databank of andere software) bij te houden. Het moet in elk geval raadpleegbaar zijn op de maatschappelijke zetel van de vereniging.

Wat als een lid stopt?

Als een lid stopt, dan schrap je deze niet uit het ledenregister. Je vermeldt bij elk lid de datum van toetreden en de datum van uittreding. Zo wordt een overzicht bewaard van wie ooit deel uitmaakte van de algemene vergadering en kan nagegaan worden of deze in het verleden geldig werd samengesteld. Voor bepaalde beslissingen is immers een wettelijk quorum vastgelegd.

Wanneer een lid toetreedt of uittreedt uit de algemene vergadering, dan pas je het ledenregister binnen de 8 dagen aan.

Wat met privacy?

Het ledenregister van de vzw bevat heel wat persoonsgegevens. Daartoe zal de vzw een privacyverklaring en- of beleid moeten opstellen en kenbaar maken.

Wat zegt de wet?

Art. 9:3. § 1. Het bestuursorgaan houdt op de zetel van de vereniging een register van de leden. Dit register vermeldt de naam, voornaam en woonplaats van de leden of, ingeval het een rechtspersoon betreft, de naam, rechtsvorm en het adres van de zetel. Het bestuursorgaan schrijft alle beslissingen over de toetreding, uittreding of uitsluiting van leden in dat register in binnen acht dagen nadat het van de beslissing in kennis is gesteld. Het bestuursorgaan kan beslissen dat het register wordt aangehouden in elektronische vorm. De Koning kan voorwaarden opleggen waaraan het elektronische register dient te voldoen. Alle leden kunnen op de zetel van de vereniging het register van de leden raadplegen. Daartoe richten zij een schriftelijk verzoek aan het bestuursorgaan met wie zij een datum en het uur van de raadpleging van het register overeenkomen. Dit register kan niet worden verplaatst. De vereniging moet, op mondeling of schriftelijk verzoek, aan de overheden, de administraties en de diensten, met inbegrip van de parketten, de griffies en de hoven, de rechtbanken en alle rechtscolleges en de daartoe wettelijk gemachtigde ambtenaren, onverwijld toegang verlenen tot het register van de leden en deze instanties bovendien de kopieën of uittreksels uit dit register verstrekken die deze instanties nodig achten. § 2. De statuten van de vereniging bepalen onder welke voorwaarden derden die een band hebben met de vereniging als toegetreden lid van de vereniging kunnen worden beschouwd. De rechten en plichten van de toegetreden leden worden uitsluitend door de statuten bepaald.